Die Digitalisierung verändert die Lohnabrechnung

In vielen kleinen Unternehmen wird die Lohnabrechnung ohne ein professionelles Lohnprogramm erstellt. Dadurch werden verschiedene Aspekte ausser Acht gelassen. Auf ein paar möchte ich nachfolgende hinweisen.

Datensicherheit / Compliance

Lohndaten erfordern ein Höchstmass an Vertraulichkeit, Sorgfalt und Datensicherheit. Ohne ein zertifiziertes Lohnprogramm bestehen erhebliche Risiken z.B. durch die Unachtsamkeit der Mitarbeiter oder die Möglichkeit dass Aussenstehende relativ einfach Einblick in die Lohndaten nehmen können. Das erleichtert auch kriminelle Machenschaften.

Moderne Lohnprogramme funktionieren nach dem bewährten Best-Practices-Prinzip und erleichtern das Einhalten von Compliance-Anforderungen. So entstehen durchgängige, logische Arbeitsabläufe, die in jeder Phase nachvollziehbar sind. Ihre Lohnbuchhaltung wird dadurch sicherer, effizienter und weniger anfällig für Fehler, Gefährdungen und Betrügereien. Häufig lässt sich die Zugangsberechtigung auf bestimmte Personen beschränken, was die Sicherheit noch weiter erhöht.

Einfacher und weniger Fehler

Die Lohnabwicklung ohne professionelle Software enthält Schwachstellen, die zu Fehlern und Verlusten führen können. Durch Vertippen oder Flüchtigkeitsfehler werden rasch falsche Angaben erfasst. Mit einem Lohnprogramm reduzieren Sie dieses Risiko stark, denn die Software überprüft mit zuverlässigen Kontrollmechanismen alle Eingaben auf Plausibilität und Richtigkeit. Läuft etwas falsch, so erhalten Sie vom Programm eine Meldung und Sie können entsprechend reagieren.

Digitalisierung

Die Digitalisierung macht auch vor der Lohnabwicklung keinen Halt. Immer mehr Versicherungen verlangen, dass die Lohnmeldungen elektronisch mit dem digitalen Lohnmeldeverfahren (ELM) eingeliefert werden. Sie müssen die ganzen Daten nochmals über das Internet bei der entsprechenden Versicherung erfassen. Das ist sehr fehleranfällig und mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Bereits sind die nächsten Digitalisierungsschritte in der Umsetzungsphase. So kann in naher Zukunft auch der gesamte Prozess der Unfallmeldung von der Benachrichtigung der Versicherung bis zum Leistungserhalt ohne Medienbruch elektronisch abgewickelt werden.

Lohnprogramme unterstützen die Digitalisierung. Meldungen an die Versicherung werden automatisch aus den Lohndaten erstellt und übermittelt. Die Rückmeldungen werden empfangen und direkt in den Lohndaten verarbeitet. Dadurch ersparen Sie sich viel Ärger und Aufwand.

Ein Lohnprogramm lohnt sich immer mehr

Zugegeben, die Anschaffung, Installation und Schulung für ein neues Lohnprogramm ist mit einer einmaligen Anfangsinvestition verbunden. Bedenken Sie aber, dass der interne Aufwand massiv gesenkt werden kann und die Qualität verbessert wird. Ebenfalls entfällt Ende Jahr die Aufbereitung der Lohnmeldungen, da Sie diese einfach per Knopfdruck erstellen oder noch einfacher direkt per ELM übermitteln können. Die meisten Programme bieten ausserdem die Möglichkeit, dass die Lohndaten direkt in die Finanzbuchhaltung verbucht werden. Auch hier sparen Sie wieder viel Zeit.

Wenn Sie all diese Faktoren berücksichtigen, so lohnt sich der Einsatz eines professionellen Lohnprogrammes auch für kleine Unternehmen. Die Anschaffungskosten werden in kurzer Zeit amortisiert sein.

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