Ist Ihre KMU-Administration bereits optimiert?
Für viele Unternehmen ist die Administration nach wie vor ein notwendiges «Übel». Vor allem bei kleinen und mittleren KMU ist der Arbeitstag mit dem Tagesgeschäft ausgelastet so dass für die Unternehmens-Administration zu wenig Zeit übrig bleibt. Erschwerend kommt hinzu dass es sich vielfach nicht lohnt eine Arbeitskraft für Büroarbeiten fest anzustellen. Eine Auslagerung an einen externen Spezialisten könnte in diesem Fall Abhilfe schaffen. Diese Entscheidung muss aber wohl überlegt sein, denn neben den vielen Chancen gibt es auch Risiken und es sollten einige Punkte beachtet werden.
Wichtige Gründe die Administration in externe Hände zugeben sind beispielsweise: Minimierung der Fixkosten für festangestellte Personen, Sie bezahlen nur diejenige Leistungen, die Sie beanspruchen, in Spitzenzeiten steht immer jemand für die Administration zur Verfügung, Sie müssen keinen Arbeitsplatz einrichten und kurzfristige Personalengpässe (Krankheit, Unfall, Ferien, usw.) sind kein Thema mehr. Zusätzlich kann eine Auslagerung zu einer Qualitätsverbesserung, zur Effektivitätssteigerung und zur schnelleren Reaktion auf Veränderungen führen.
Wenn Sie diese Vorteile überzeugen, gilt es als nächsten Schritt zu überlegen, welche Tätigkeiten Sie an einen externen Spezialisten abgeben wollen. In der Praxis werden häufig Sekretariatsarbeiten und Telefonservice ausgelagert. Auf dem Markt finden Sie viele Unternehmen, die diese Dienstleistungen anbieten. Aus meiner Sicht sind die Bedürfnisse eines KMU damit aber nur teilweise abgedeckt. Wichtige, zeitkritische Bereiche werden nicht berücksichtigt. Da wäre beispielsweise die Fakturierung, die sich direkt auf die Liquidität auswirkt. Kann es sich ein Unternehmen leisten, Rechnungen erst nach einigen Wochen und dann noch mit einer Zahlungsfrist von über 30 Tagen zu stellen? Bei kleinen Unternehmen ist genügend Liquidität oft ein Thema. Ein weiterer Bereich ist die Personaladministration. Hier sind viele gesetzliche Vorschriften sowie Meldefristen zu beachten und welcher Mitarbeiter erhält schon gerne seine Lohnzahlung zu spät.
Auf der Suche nach einem geeigneten Partner empfehle ich ein Unternehmen zu bevorzugen, das auch umfangreiche Büroservices anbietet. Zu beachten gilt auch was der zukünftige Partner für Qualitätsstandards hat und ob er zu Ihrem Unternehmen passt (Grösse, Strategie, usw.). Verbunden mit einer Auslagerung sind auch immer Risiken und Befürchtungen: Ich gebe meine Daten aus der Hand, Verlust von Wissen, Verschlechterung des Kundenservice, Abhängigkeit von einem Dritten sind einige davon. Prüfen Sie wie der Anbieter von Büroservices diese Risiken minimieren kann. Zum Schluss noch ein Tipp zur Partnersuche: Fragen Sie welche Software-Lösungen er für die Abwicklung der Büroservices einsetzt. Wählen Sie möglichst einen Partner mit Lösungen, die Sie auch für Ihr Unternehmen einsetzen könnten. So haben Sie die Möglichkeit, falls Sie später einmal die Administration wieder selber in Ihrem Unternehmen abwickeln wollen, diese Software-Lösung zu erwerben. Die von Ihrem Partner erfassten Daten wie Adressen, Aufträge, Artikel, usw. können Sie einfach übernehmen und weiterarbeiten. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie diese Datenübernahme vertraglich geregelt haben.
Damit die Auslagerung der Unternehmens-Administration erfolgreich ist, empfehle ich Ihnen eine Fachperson mit praktischer Erfahrung beizuziehen.
